第三章 基础数据准备

基础数据是 Odoo 实施中最容易被低估的一步。很多客户以为“把 Excel 导进去”就是数据准备，实际不是。真正的数据准备，是把旧系统、Excel 和员工脑子里的业务规则，整理成 Odoo 能稳定使用的数据。

这一章不追求一次性把所有资料都搬进系统，而是先帮客户准备第一期上线必须用到的数据。

为什么先做基础数据

Odoo 的销售、采购、库存、财务都依赖基础数据。

如果产品资料错了，销售报价会错，库存数量会错，成本也会错。如果客户资料重复，后面的应收账款、对账、发票都会分散在多个客户下面。数据不干净，系统再强也很难用。

所以自主实施时，建议先花时间整理数据，再开始大量录业务单据。

基础数据总览

第一期至少要准备这些资料：

不要一开始就追求字段很全。第一期最重要的是：能下单、能收发货、能开票、能对账。

公司资料

公司资料会出现在很多地方，例如报价单、发票、邮件签名和客户门户。

在 Odoo 中，可以先从 Settings 设置公司和系统信息。

建议准备：

如果企业有多家公司，不建议第一天就全部配置复杂的多公司流程。先确认是否真的需要多公司记账、跨公司采购、跨公司库存，再决定是否启用。

用户和权限资料

不要让所有员工共用管理员账号。管理员账号只负责配置和维护，日常业务应该用员工自己的账号。

用户资料可以从 Settings -> Users & Companies -> Users 进入。

建议先按岗位准备用户，而不是按个人临时决定权限。

权限的原则是“够用就好”。权限太小，员工做不了事；权限太大，容易误改价格、库存和会计数据。

客户和供应商资料

Odoo 中的客户、供应商、联系人，本质上都属于联系人资料。一个公司既可以是客户，也可以是供应商。

在 Sales 中，可以进入客户列表查看和维护客户。

客户和供应商不要只导入名称。至少要整理：

导入前要先去重。常见重复情况：

• 同一个客户有公司简称和全称两个版本；
• 同一个供应商被不同部门分别建了一次；
• 联系人被当成公司导入；
• 发票地址和送货地址混在同一条资料里；
• 客户电话、邮箱为空，后续无法发送报价或对账邮件。

如果客户有多个送货地址，建议在 Odoo 中维护成同一公司下面的不同地址，而不是创建多个重复客户。

产品资料

产品是销售、采购、库存、生产和 POS 的核心数据。产品资料错了，后面所有业务都会跟着错。

可以从 Sales 的 Products 菜单创建产品。

产品至少要确认这些字段：

产品类型要特别注意。

如果产品有颜色、尺码、规格等变化，可以用变体。但第一期不要为了“看起来完整”建立过多变体。变体太多会增加维护成本。

仓库和库存资料

有库存管理的企业，必须准备期初库存。期初库存不是简单写一个总数，而是要能说明“哪个产品、在哪个仓库、哪个库位、有多少”。

至少准备：

如果企业暂时不管理库位，可以先只用一个主库位。不要为了追求精细化，一开始就建很多货架、区域和虚拟库位。

财务基础资料

财务资料一定要让财务人员参与确认。不要只由业务部门或实施人员代填。

第一期至少确认：

注意：Odoo 中的 Invoice 是会计上的客户发票或供应商账单，不等于中国税控系统里的增值税发票。国内企业如果需要开具数电票、金税盘或第三方开票接口，需要单独评估。

推荐导入顺序

数据导入不要随便排顺序。建议按下面顺序做：

1. 公司资料；
2. 用户和权限；
3. 客户、供应商、联系人；
4. 产品类别；
5. 产品资料；
6. 仓库和库位；
7. 价格表和供应商价格；
8. 期初库存；
9. 期初应收和期初应付；
10. 未完成销售订单和采购订单。

先导主数据，再导业务余额。不要先导订单，再发现客户、产品和税率都不对。

数据清洗检查表

导入前可以用这张表检查。

如果这张表没有通过，不建议急着导入正式库。

不建议第一期导入的数据

第一期不要把所有历史资料都搬进 Odoo。

暂时不建议导入：

• 多年以前已经停用的客户；
• 已经不销售、不采购的老产品；
• 没有后续业务价值的历史报价单；
• 已经结清的历史发票和付款明细；
• 旧系统里没人维护的自定义字段；
• 无法解释来源的库存数量；
• 重复、缺字段、没有负责人确认的数据。

历史数据不是越多越好。第一期更重要的是让未来业务在 Odoo 中准确发生。

基础数据验收标准

基础数据准备完成后，应该能达到这些标准：

基础数据验收通过后，再进入下一章的测试库演练。